Traumjob für alle Bürokaufmänner/-frauen die Ihre Berufung in Zahlen, Daten, Fakten gefunden haben und jetzt neu Durchstarten möchten.

Dein aktueller Job bietet dir nicht mehr die Leidenschaft, mit der du gerne zur Arbeit gehst? Du suchst nach Veränderung und möchtest in einem freundlichen Team endlich ankommen? Du willst deine Begeisterung für Organisation, Strukturierung und Logik in deinem Job vollkommen einbringen?

Dann solltest du jetzt unbedingt weiterlesen.

Denn wir, die SIPTA GmbH, bieten dir genau das, was du suchst: Klare Strukturen und Prozesse, Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Herausforderungen, an denen du wachsen kannst und Kollegen, die dich und deine Leistung zu schätzen wissen. Was dich sonst noch alles erwartet und wen wir für diese Stelle suchen, erfährst du hier.

Diese strukturierten Aufgaben warten auf dich:

Als Bürokaufmann/-frau bist du das Herzstück unseres Betriebes. Zu deinen Aufgaben gehören folgende Punkte:

• Du bearbeitest unsere tägliche Eingangspost nach unserer vorgegebenen Checkliste. Mit der Unterstützung von deinen Kollegen beschaffst du dir die fehlenden Informationen wie Projekt-Nr. oder fehlende Lieferscheine, um die Dokumente vollständig zu bearbeiten. Im Anschluss scannst du die Dokumente für unser ERP-System.
• Du erstellst anhand unseres Kalkulationsschema, das durch unsere Projektleitung erstellt wurde, eigenständig die Angebote. Nach interner Freigabe bist du für die Versendung, externe Fragen, Überwachung und Ablage zuständig.
• Du bist unser freundlicher Ansprechpartner rund um alle Kundenanfragen und -aufträge per Telefon, E-Mail oder Postalisch.  Die gesammelten Informationen werden täglich in unser CRM oder Projektbezogen in unser System eingepflegt.
• Mit der Unterstützung unseres ERP-Systems (Fact-Work) bist du für die Erstellung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen zuständig. Die bereitgestellten Werte können aus bestehenden Daten abgerufen oder eigenständig nach Vorgaben eingepflegt werden.
• Du buchst wöchentlich unsere vorgegebene Projekt-Lagerentnahmelisten aus unserem System aus und verbuchst die Kosten auf die dazugehörigen Projekte.
• Du bist unser Ansprechpartner rund um die Zeiterfassung. Du legst die Buchungsaufträge in unseren Projekten für die Zeiterfassung an, korrigierst Fehlbuchungen oder trägst Zeiten im System nach. Du erstellst die monatlichen Überstunden Nachweise für unser Lohnbüro und steht im engen Austausch über Personelle Angelegenheiten mit diesem.
• Du bist für die tägliche Ablage unserer Dokumente und Digitalisierung (Lieferscheine/ Rechnungen etc.)  zuständig. 1x monatlich bist du für die Archivierung der abgeschlossenen Projekte aus den Projektordnern verantwortlich.  Am Ende des Geschäftsjahres, werden die Dokumente für unser Archiv aufbereitet und eingelagert.
• Du bist für die vorbereitende Buchhaltung zuständig. Die eingescannten Belege werden an Datev übermittelt und in dem Monatlichen Ordner abgelegt! Die Belege werden auf Zahlungen überprüft und gekennzeichnet. Fehlende Belege werden eigenständig bei Verantwortlichen Personen oder Lieferanten nachgefordert.

Mit diesem Profil überzeugst du uns von dir

Es ist uns nicht so wichtig, ob du nach unseren vorgegebenen vorlag arbeitest oder eigenen Ideen mitbringst. Uns ist viel wichtiger, dass du dich in deinem Arbeitsumfeld wohlfühlst und du dich gut in das Team integrierst. Außerdem treffen folgende Punkte auf dich zu:

• Du bist gelernte/-r Bürokauffrau/-mann und hast eine klassische oder schulische Ausbildung absolviert.
• Du bist Detailverliebt und willst deine Arbeitsziele immer zu 100% erfüllen, so dass du auch bei deinen früheren Arbeitgebern auch gerne länger gearbeitet hast, um die Aufgabe fertigzubekommen. (keine Sorge, das kommt bei uns nicht häufig vor, deine Einstellung dazu ist uns nur wichtig).
• Du bist sehr strukturiert, weshalb du regelmäßig die Notiz-App deines Smartphones oder Tablets nutzt, um deine Aufgaben zu planen und zu priorisieren – auch privat.
• Kollegen oder ehemalige Chefs sagten schon häufiger, dass du sehr zuverlässig bist.
• Du besitzt einen Sicheren Umgang mit dem MS-Office Paket

Das erwartet dich, wenn du es in unser Team schaffst

Bei SIPTA erhältst du den Entscheidungsfreiraum, den du dir wünschst und Perspektiven, die du verdienst. Zusätzlich erwarten dich folgende Vorteile:

• ✔️ Klar definierte Aufgaben – Bei uns gibt es ganz klar definierte Arbeitsprozesse und Strukturen. Durch erprobte Abläufe, die sich bewährt haben, sorgen wir dafür, dass der Betrieb sehr reibungsarm funktioniert und wir an Optimierungen arbeiten können.

• ⚙️ Dein eigener Entscheidungsspielraum – Um deine guten Ideen vorantreiben und umsetzen zu können, entscheidest du bei Projekten größtenteils selbst über notwendige Schritte und Maßnahmen.

• 👂 Offenes Ohr für deine Ideen – Damit wir unsere Arbeitsprozesse weiter optimieren können, setzen wir uns einmal pro Monat zusammen. Gemeinsam testen wir Messeprodukte, vergleichen Neuerungen und treiben interne Schulungen voran.

• 📈 Wöchentliche Projektbesprechungen – Wir wissen, wie wichtig es dir ist, auf dem neuesten Stand zu sein. Deshalb besprechen wir uns wöchentlich zu aktuellen Projekten und nutzen interne Kommunikationsplattformen, um Kunden- und Auftragsinformationen transparent miteinander zu teilen.

• 📚 Bezahlte Weiterbildungen – Damit du deine beruflichen Ziele erreichst und deine Fähigkeiten weiter verbessern kannst, bieten wir dir jedes Jahr ein Weiterbildungsbudget von 1000 €, eine Inhouse Weiterbildungsplattform und eine Auswahl an Fachbüchern.

• 🛠 Erstklassiges Profiwerkzeug – Deine Erfolge werden bei uns nicht durch zweitklassiges Werkzeug gebremst. Deshalb bieten wir dir die neuesten Messgeräte und Profiwerkzeug von WIHA. Knippex, Flucke und Makita sowie einen modernen Fuhrpark.

• 👫 Duz-Kultur und ehrliche Kommunikation – Damit du dich auf der Arbeit wohl fühlst und wir als Team noch stärker zusammenrücken, duzen wir uns alle. Außerdem hegen wir eine ehrliche und wertschätzende Kultur und arbeiten in flachen Hierarchien.

• 🍎🏋️ Frisches Obst und Fitnessstudio – Deine Gesundheit liegt uns am Herzen. Bei uns erhältst du ein Fitnessstudio Abo (Hansefit), täglich frisches Obst und Mineralwasser, so viel du magst.

• 👨‍⚕️Hauseigener Betriebsarzt – Wir wissen, wie nervig Arztbesuche sein können. Wir haben unseren eigenen Betriebsarzt, den du für einen kostenlosen Gesundheitscheck nutzen kannst.

• 💰 Automatische Gehaltserhöhung – Gehaltsverhandlungen mag niemand. Deshalb erhältst du bei uns regelmäßige Gehaltssteigerungen, ohne vorher in die Verhandlung gehen zu müssen.

Du hast noch Fragen?

Für Fragen zu der Stelle schicke uns gerne eine E-Mail an Jobs@sipta.eu.
Stefanie Häberle ist dein Ansprechpartner für alle deine Fragen. Aufgrund der Vielzahl an Bewerbungen bitten wir von telefonischen Rückfragen abzusehen und zudem Bewerbungsunterlagen nur über den oben stehenden Button hochzuladen.

• • Außerdem erreichst du uns unter der Telefonnummer: 07731 1690560
  • Wir freuen uns auf deine Kurzbewerbung.